Abgerechnet werden können nur Dokumente mit den Status erledigt.
Weiterhin dürfen sie nicht abgezeichnet (CO, QM) und natürlich noch nicht abgerechnet sein.

AC im jeweiligen Dokument um es abrechnen zu können,
CO oder QM um es abzeichnen zu dürfen.

Werden abgezeichnete Aufträge noch abgerechnet?
Nein, die Abzeichnung ist die endgültige Erledigung eines Vorgangs.
Werden storniert oder verworfene Aufträge abgezeichnet?
Ja, stornierte Dokumente können abgezeichnet (controlled, durch die QM freigegeben werden).

Zweck CO, QM

Prüfen Sie zuerst die abzurechnenden DL's, ML's per ' gewählte DL's überprüfen'.
Achten Sie im erzeugten TaskCheckReport insbesondere auf:

• Anfahrten / Logistik
  • Wurde evtl. irrtümlich abweichender Dienstleister bei Delegation zugeordnet (ab b363)
  • Sind in den DLs überhaupt Anfahrten erfaßt worden?
  • Sind in den jeweiligen DLs die richtigen Logistikleitungen zugeordnet worden (z.B. Anfahrt Hamburg)
  • (ggf. können speuille Sonderanfahrten auch im Bereich Material und Sonderleistungen erfaßt werden)
• alles Materail abgerechnet?
• korrekte / aktuell mit dem Kunden vereinbarte Dienstleistungssätze zugeordnet?

Die Rechnungsanschrift wird aus dem Profil der Hauptorganisation genommen. Einzig der Name der Kostenstelle wird aus dem Profil der Kostenstelle (genauer aus dem Auftrag) übernommen.
Somit kann in dem OU-Profil (Kostentäger, Projekt) z.B. die Filaladresse eingepflegt werden. Die Rechnung geht trotzdem weiterhin an die Zentrale.

- Es wird der Status der Rechnungen so verändert, dass die Übergabe an die Buchhaltung erlaubt wird.
- Anliegende Dienstleistungsaufträge werden gemäß den 'Anlagen"-Einstellungen angehängt.
- Optional wird eine PDF-Dateiressource z. B. als AGB's oder Werbung angefügt.

s.a. Dokumenten- / Informations-Struktur (K10220 )

Kriterien des System bei welchen Adressen in Aufträge und Rechnungen geändert werden:
Kriterien des System bei welchen Adressen in Aufträge und Rechnungen geändert werden:
(Funktion definiert in BNSIC-FiBu\UpdateInvoiceAddressByOUID)
If IsDocOfType(doc , "Task") And doc.Abrechnung(0) <> "1" And doc.Abrechnung(0) <> "-1" Then
.. Änderung ...
Elseif IsDocOfType(doc , "Invoice") And doc.hasitem("ACExportDateTime") = False Then
... Änderung ...

(Zu den Adressänderungen wird ein Log-Dokument erzeugt)

U.a. in der Abrechnungsansicht gibt es den Button (ehml. 'Struktur/Adressdaten O, OU- aktuallisieren'). Damit können für gewählte Aufträge die O(rganisation) und OrganisationalUnit (Kostenstellen) Adressdaten aktuallisiert werden. Wird z.B. ein Auftrag unter eine andere Kostenstelle verschoben oder die Kostenstelle umbenannt, so wird der Auftrag nicht automatisch aktuallisiert. (Da ja schließlich der Auftrag rechtlich von der ursprünglichen Kostenstelle angefordert wurde.)

Vorgehen:
(falls Sie nur den Namen der OU geändert haben, entfallen die Schritte 1 und 2)

Tips:
- per 'Treeservices\Profilzuordnungen' können die aktuelle zugeordneten O, OU und CN gesehen werden.

1. Auftrag in der Strukturansicht unter andere Kostenstelle verschieben.
('Struktur \Doc's verschieben - außerhalb von Organistionen' oder innerhalb von Organisationen)

(Schritt 2 ist nicht notwendig, falls z.B. nur der Namen einer Kostenstelle geändert wurde, diese aber nicht verschoben ist)
2. Insbesondere bei Aufträgen / Dokumenten welche als Anwortdokumente unterhalb von dirket verschobenen Dokumenten mit verschoben wurden:
per 'Struktur\Fehlerbehebung: O, OU, CN aktuallisieren' durchführen
es müssen die Optionen löschen & neu gewählt werden,
da ansonsten die urspünglich zugeordneten Profile beibehalten werden:


3. 'Struktur/Adressdaten O, OU- aktuallisieren'.
- Selektieren Sie die zu aktuallisierenden Aufträge in der Ansicht.
- dann 'Struktur/Adressdaten O, OU- aktuallisieren'
Die Felder mit den Adressdaten werden mittels dieser Funktion aus den zugeordneten Profilen aktuallisiert. (Deshalb haben Sie in Schritt 2 die Zuordnung der Profile aktualliseren lassen)

Bei Jedem Abrechnungslauf wird ein Report gespeichert und gleichzeitig dem aktuellen User gesendet.
-Die Revisions-Report-Ansicht kann nur von Benutzern mit folgenden Roles eingesehen werden: .


Gleichzeitig werden die abgerechneten Aufträge in Ordner eingefügt:
-Die Ordner können nur von Benutzern mit folgenden Roles gelesen werden:
-Um nach einer Abrechnung den Ordner in dem Navigator sehen zu können muß die Datenbank einmal verlassen werden
-ACountancy (Buchhaltung)/pauschal/JahrMonatTag-Uhrzeit:
pauschale Abrechnungen (z.B. Verträgsleistungen, die nur als Auftrag geführt wurden, aber dem Kunden nicht gesondert in Rechnung gestellt werden)
-ACountancy (Buchhaltung)/Rechnung/JahrMonatTag-Uhrzeit:
normal abgerechnete Aufträge

TIP:
Falls der Kunde die detailierten Aufträge nicht im Web anschauen möchte sondern als Rechnungsanlage wünscht:
Einfach in dem Ordner alle soeben abgerechneten Aufträge markieren und drucken. Über die Call-ID dann den einzelnen Rechnungen zuordnen.

(um Rg-Druck & -Export sichtbar zu machen auf vor abrechnen & prüfen klicken)

Das System überprüft für jedes Dokument Ihre CO-Rechte. Weiterhin könne mit der Sammelabzeichnung nur bereits abgerechnete Dokumente abgezeichnet werden. Am Ende erhalten Sie eine Meldung in der Art: