Gesucht ist ein Dateiformat, welches ein Papierdokument als unveränderbares faksimiles Abbild bei gleichzeitiger Volltextsuchfähigkeit möglichst mit Kommentier- und Referenzierbarkeit enthalten kann.
| Anforderung | erledigt durch |
|
| Statt mich* an Kopierer zu stellen kann ich die Papiere auch auf den Einzug des Scanners legen. Spätestens bei 2. Kopie hat es sich gelohnt.
(* vertrauliche Daten muss ich ggf. selber kopieren, s.a. unten Zugriffe...) |
- Dateityp erhalten, der auch in Jahren noch lesbar ist
| Adobe Acrobat hat sich als Standard etabliert.
s. a. Storage\Archivierung; Revisionssicherheit:
PDF/A ist ISO-Standard für Langzeitarchivierung
(K11898, 2006-Apr-04  ) |
- Volltextsuchfähigkeit im Dokument
| Einsatz von Adobe Acrobate Paper Capture ... (R3011, 30.08.2002 ). |
- rechtlich bestandfähiges 'Orginalabbild', was zumindest diesbezgl. den Standards einer Kopie, Faxes entspricht.
| Optionen Paper Capture richtig einstellen, s.u. Vorgehensbsp.. |
- Änderungssperre im Dokument um z.B. auch das Entnehmen, Hinzufügen von Seiten zu verhindern
| Acrobat Optionen, s.u. Vorgehensbsp.. |
- durch digitale Signature eine echte 'Rechtsbeständigkeit' bis hin z.B. zur Anerkennung als unterschriebenen Vertrag bei reiner eMail-Versendung.
| Stand: 31.08.2002:
derzeitig noch nicht abschließend rechtlich verabschiedet, aber es gibt bereits auch Gesetze in Deutschland hierzu:
s.a. Sicherheit\digitale Zertifikate / SLL ...: Artikel, Dokumente, Erlasse des Bundes zum Thema (K11342 )
s.a. Sicherheit\digitale Zertifikate / SLL ...: Die Digitale Signatur: Sinn, Zweck und Notwendigkeit / rechtliche Aspekte (RegTP) (K11226 )
+ weitere Docs mit Sonderkategorie 'digitale Zertifikate' |
- Dokument statt in einer Akte in einem dem Stand der Technik entsprechendem strukturierterem System aufbewahren
- um es dort mit anderen Vorgängen verknüpfen zu können,
- es ggf. per Volltextsuche über alle Dokumente über signifikanten Inhalt auffinden zu können
- Zugriffe auf das Dokument abhängig von Benutzerstrukturen steuern zu können
- Workfloweigenschaften wie z.B. Fristen etc. zuordnen zu können
| Dokument im Braucke Information Center ablegen.
(Eine nicht mehr ganz dem Stand der Technik entsprechende Alternative wäre es eine gute Verzeichnisstruktur zu erstellen.
Führt jedoch i.d.R. bei mehreren Anwendern zu Problemen, ggf. müssen Sie die Dokument dann in Ihrem Datensicherungsarchiv finden: s.a. ARCserve\6.x: Treeview oder Queryabfragen beim Wiederherstellen / Restaurieren nutzen (K10553, 12.10.2000 )) |
|
| optimierte Einstellungen gem. Vorgehensbeispielen, s.u. |